Το υλικό είναι απαραίτητο να είναι οργανωμένο σε πινακοποιημένη μορφή προκειμένου να υλοποιηθεί η διαδικασία της μετάπτωσης στο Αποθετήριο. Συνήθως είναι αρκετό ένα απλό αρχείο excel στο οποίο θα αναφέρονται:
Σε περίπτωση που ο φορέας καταχωρίζει ήδη τα αντικείμενά του σε αποθετήριο ή κάποιο άλλο σύστημα διαχείρισης ψηφιακών αντικειμένων, μπορεί να παρέχει το παραπάνω αρχείο σε μορφή xml, εφόσον υπάρχει αυτή η δυνατότητα.