Σε νέα βάση μπαίνει η κατάθεση των διδακτορικών στο Εθνικό Αρχείο Διδακτορικών Διατριβών, με την ανάπτυξη του ολοκληρωμένου Συστήματος Διαχείρισης και Ηλεκτρονικής Κατάθεσης Διατριβών, το οποίο αναπτύχθηκε από το Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης (ΕΚΤ). Στο νέο ηλεκτρονικό περιβάλλον οι γραμματείες των ΑΕΙ, ο διδάκτορας και το προσωπικό του ΕΚΤ συμπράττουν συνεργατικά για την ηλεκτρονική κατάθεση των διδακτορικών διατριβών στο ΕΑΔΔ, συμβάλλοντας ενεργά στη συγκέντρωση, την τεκμηρίωση και την άμεση διάθεση του έγκριτου αυτού επιστημονικού περιεχομένου στην ελληνική και διεθνή επιστημονική κοινότητα.

Μετά την επιτυχή υποστήριξη μιας διδακτορικής διατριβής και προκειμένου να χορηγηθεί ο τίτλος του διδάκτορα από το αντίστοιχο ΑΕΙ, απαιτείται η κατάθεσή της στο Εθνικό Αρχείο Διδακτορικών Διατριβών (ΕΑΔΔ), για την ανάπτυξη του οποίου είναι θεσμικά υπεύθυνο το Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης (N.1566/1985). Στα τελευταία 20 χρόνια της λειτουργίας του στο ΕΑΔΔ (http://www.didaktorika.gr) έχουν συγκεντρωθεί, τεκμηριωθεί και διατίθενται περισσότερες από 31.000 διδακτορικές διατριβές, το μεγαλύτερο ποσοστό των οποίων είναι προσβάσιμο διαδικτυακά με ανοικτή πρόσβαση.

Το νέο Σύστημα Διαχείρισης και Ηλεκτρονικής Κατάθεσης Διδακτορικών Διατριβών (http://pdhms.ekt.gr) αποτελεί εξέλιξη της διαδικασίας κατάθεσης των διατριβών στο ΕΑΔΔ, ενσωματώνοντας τις απαιτούμενες ροές εργασίας σε ένα ολοκληρωμένο και αυτοματοποιημένο σύστημα απόθεσης των διατριβών στο ψηφιακό αποθετήριο. Πιο συγκεκριμένα, το νέο σύστημα επιτρέπει σε όλους τους εμπλεκόμενους (γραμματείες AEI, διδάκτορες, ΕΚΤ) να διεκπεραιώνουν τις διαδικασίες κατάθεσης με εύκολο και άμεσο τρόπο, καθοδηγώντας τους στα διαδοχικά βήματα της κατάθεσης, και εξασφαλίζοντας κατ' αυτόν τον τρόπο, την πληρότητα του αρχείου με αξιόπιστα στοιχεία.

Τα χαρακτηριστικά και οι λειτουργίες του νέου Συστήματος Διαχείρισης και Κατάθεσης Διδακτορικών Διατριβών περιλαμβάνουν:

• Αυτοματοποίηση των βημάτων κατάθεσης της διδακτορικής διατριβής με άμεση ενημέρωση όλων των εμπλεκομένων,
• Δυνατότητα παρακολούθησης της πορείας κατάθεσης των διδακτορικών σε πραγματικό χρόνο,
• Δυνατότητα άμεσης παρέμβασης μέσω διαδικασιών αυτοαρχειοθέτησης για τη διόρθωση/βελτίωση των εγγραφών,
• Υπηρεσίες προστιθέμενης αξίας για τις γραμματείες, όπως εξαγωγή  στατιστικών στοιχείων για τις διατριβές και τους διδάκτορες, δυνατότητα εξαγωγής καταλόγων διατριβών / διδακτόρων, κλπ).

Στον σχεδιασμό της νέας πλατφόρμας περιλαμβάνεται ακόμη, ηλεκτρονική φόρμα που απευθύνεται στους διδάκτορες, μέσω της οποίας συλλέγονται στοιχεία για την χαρτογράφηση σε εθνικό επίπεδο αυτού του υψηλής ειδίκευσης ανθρώπινου δυναμικού που είναι στην καρδιά του συστήματος καινοτομίας της χώρας και ζωτικής σημασίας για την οικονομική ανάπτυξη. Το ερωτηματολόγιο ακολουθεί τις μεθοδολογικές κατευθυντήριες γραμμές του ΟΟΣΑ και της Eurostat.

Στο πλαίσιο της υλοποίησης του νέου συστήματος, τα πληροφοριακά συστήματα του Εθνικού Αρχείου Διδακτορικών Διατριβών αναβαθμίστηκαν και επεκτάθηκαν σημαντικά για την υποστήριξη της υπηρεσίας διαδικτυακής κατάθεσης. Το σύστημα διαχείρισης του ΕΑΔΔ επεκτάθηκε ώστε να υποστηρίζει τη νέα διαδικασία, μεταξύ άλλων, με νέες φόρμες εισαγωγής δεδομένων, λειτουργίες διαχείρισης των νέων εξελιγμένων ροών εργασίας, διαχείριση δικαιωμάτων πρόσβασης και χρήσης, λειτουργίες λεπτομερούς καταγραφής ιστορικού ενεργειών καθώς και οπτικοποιήσεις. Αναπτύχθηκαν επίσης και εφαρμόστηκαν με επιτυχία αυτοματοποιημένες λειτουργίες καθαρισμού δεδομένων σε ευρεία κλίμακα. Οι συγκεκριμένες λειτουργίες έδωσαν τη δυνατότητα της αντιστοίχισης του συνόλου των διατριβών στο ΕΑΔΔ με το οικείο τμήμα και κατέστησαν δυνατή την παροχή υπηρεσιών προστιθέμενης αξίας.

Από την εφαρμογή του νέου Συστήματος προκύπτουν πολλαπλά οφέλη για όλα τα εμπλεκόμενα μέρη, βελτιώνεται η επικοινωνία μεταξύ τους, μειώνεται η γραφειοκρατία και εξοικονομείται χρόνος αλλά και χαρτί, καθότι το σύνολο των ενεργειών γίνεται πλέον ηλεκτρονικά και απομακρυσμένα.

Το σύστημα τέθηκε σε πιλοτική εφαρμογή από το καλοκαίρι 2014, με τη διάθεσή του σε επιλεγμένες γραμματείες τμημάτων με τις οποίες πραγματοποιήθηκε ο έλεγχος του συστήματος. Το νέο σύστημα Διαχείρισης και Ηλεκτρονικής Κατάθεσης των Διδακτορικών Διατριβών είναι πλέον διαθέσιμο σε όλες τις γραμματείες των ΑΕΙ, και το ΕΚΤ καλεί όλες τις γραμματείες να χρησιμοποιούν στο εξής μόνο τον νέο τρόπο κατάθεσης και να επωφεληθούν από τις πρόσθετες λειτουργίες που προσφέρει το νέο σύστημα. Στο σύστημα είναι αναρτημένοι αναλυτικοί οδηγοί χρήσης για γραμματείες και διδάκτορες, και παράλληλα το προσωπικό του ΕΚΤ είναι διαθέσιμο να προσφέρει υποστήριξη στους χρήστες, εφόσον χρειαστεί.

Το Σύστημα Διαχείρισης & Ηλεκτρονικής Κατάθεσης του Εθνικού Αρχείου Διδακτορικών Διατριβών αναπτύσσεται στο πλαίσιο της πράξης "Εθνικό Πληροφοριακό Σύστημα Έρευνας και Τεχνολογίας/Κοινωνικά Δίκτυα – Περιεχόμενο Παραγόμενο από Χρήστες" που υλοποιείται από το Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης. Η πράξη εντάσσεται στο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα "Ψηφιακή Σύγκλιση" του ΕΣΠΑ (με τη συγχρηματοδότηση της Ελλάδας και της Ευρωπαϊκής Ένωσης - Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης).

Νέα ροή εργασιών κατάθεσης διδακτορικών διατριβών στο ΕΑΔΔ

Συγκεκριμένα, η νέα ροή εργασιών της διαδικασίας αυτοαρχειοθέτησης στο Σύστημα Διαχείρισης & Ηλεκτρονικής κατάθεσης περιλαμβάνει τα εξής βασικά βήματα:

Βήμα 1: Με την επιτυχή υποστήριξη μίας διδακτορικής διατριβής, η γραμματεία του αρμόδιου τμήματος εισέρχεται στο σύστημα με τους κωδικούς που της έχουν δοθεί από το ΕΚΤ και δημιουργεί μια νέα εγγραφή, συμπληρώνοντας στη φόρμα τα στοιχεία που ζητούνται.

Βήμα 2: Με την ολοκλήρωση της καταχώρησης των στοιχείων αποστέλλεται αυτόματα μήνυμα στον διδάκτορα να εισέλθει στο σύστημα και να προχωρήσει με την εισαγωγή επιπρόσθετων στοιχείων που αφορούν το περιεχόμενο της διατριβής και τον ίδιο.

Βήμα 3: Ο διδάκτορας εισέρχεται στο σύστημα με τους κωδικούς που του έχουν αποσταλεί στο αυτόματο μήνυμα και καταχωρεί όλα τα απαραίτητα μεταδεδομένα, όπως λέξεις- κλειδιά (ελληνικά και αγγλικά), περίληψη (ελληνικά και αγγλικά), περιγραφή, αριθμό σελίδων, τυχόν εικόνες, πίνακες, διαγράμματα ή χάρτες,  επισυνάπτει το/τα ηλεκτρονικό αρχείο/α της διατριβής του, και απαντάει στο ερωτηματολόγιο συλλογής στατιστικών στοιχείων για τους κατόχους διδακτορικών

Βήμα 4: Η βιβλιοθήκη του ΕΚΤ, λαμβάνει ειδοποίηση για κάθε νέα υποβολή που εισέρχεται στο σύστημα και πραγματοποιεί ελέγχους σε όλα τα στάδια εξασφαλίζοντας την τελική πληρότητα και εγκυρότητα των εγγραφών.

Τέλος, η κατάθεση ολοκληρώνεται όταν η γραμματεία αποστείλει στο ΕΚΤ το έντυπο της διατριβής, που της έχει κατατεθεί από τον διδάκτορα, αφού εισέλθεί  στο σύστημα και ενημερώσει τη σχετική επιλογή

Το σύστημα τέθηκε σε πιλοτική εφαρμογή από το καλοκαίρι 2014, με τη διάθεσή του σε επιλεγμένες γραμματείες τμημάτων με τις οποίες πραγματοποιήθηκε ο έλεγχος του συστήματος. Το νέο σύστημα Διαχείρισης και Ηλεκτρονικής Κατάθεσης των Διδακτορικών Διατριβών είναι πλέον διαθέσιμο, και καλούμε όλες τις γραμματείες τμημάτων ΑΕΙ να χρησιμοποιούν στο εξής μόνο τον νέο τρόπο κατάθεσης και να επωφεληθούν από τις πρόσθετες λειτουργίες που προσφέρει το νέο σύστημα. Στο σύστημα είναι αναρτημένοι αναλυτικοί οδηγοί χρήσης για γραμματείες και διδάκτορες, και παράλληλα το προσωπικό του ΕΚΤ είναι διαθέσιμο να προσφέρει υποστήριξη στους χρήστες, εφόσον χρειαστεί.

www.didaktorika.gr: μια πολύτιμη πηγή γνώσης

Σημειώνεται ότι το Εθνικό Αρχείο Διδακτορικών Διατριβών διατίθεται μέσω του δικτυακού τόπου www.didaktorika.gr όπου βρίσκονται συγκεντρωμένες σε ψηφιακή μορφή οι διδακτορικές διατριβές που έχουν εκπονηθεί στα ελληνικά πανεπιστήμια από Έλληνες και ξένους διδάκτορες, και σε πανεπιστήμια του εξωτερικού από Έλληνες διδάκτορες (αναγνωρισμένες από το ΔΟΑΤΑΠ).    

Στο αποθετήριο του ΕΑΔΔ περιλαμβάνονται περισσότερες από 31.000 βιβλιογραφικές εγγραφές διατριβών, συστηματικά τεκμηριωμένες (με στοιχεία όπως τίτλος, περίληψη, συγγραφέας, επιστημονικό πεδίο, εκπαιδευτικό ίδρυμα, μέλη επιτροπής, έτος απονομής του διδακτορικού τίτλου, λέξεις-κλειδιά, χώρα, γλώσσα). Οι χρήστες μπορούν να αναζητήσουν το υλικό που τους ενδιαφέρει, χρησιμοποιώντας πολλαπλά φίλτρα, και να πλοηγηθούν με εύκολο τρόπο στα επιμέρους πεδία: επιστημονικό πεδίο, ίδρυμα, συγγραφέας, χώρα, γλώσσα, ημερομηνία. 

Για περισσότερες από 25.000 διατριβές παρέχεται η πρόσβαση στο πλήρες κείμενο της διατριβής - το ΕΑΔΔ περιλαμβάνει σήμερα περισσότερες από 5.400.000 ψηφιοποιημένες σελίδες, ένας αριθμός που διαρκώς αυξάνεται. Εκτός από τη δυνατότητα ξεφυλλίσματος και εκτύπωσης ανά σελίδα, οι χρήστες μπορούν πλέον να αποθηκεύσουν τη διατριβή σε μορφή αρχείου pdf, μετά από την εγγραφή τους στο αποθετήριο και την αποδοχή των σχετικών όρων χρήσης (για προσωπική, μη εμπορική χρήση ή για εκπαιδευτικούς/ερευνητικούς σκοπούς). 

Οι εγγεγραμμένοι χρήστες (περισσότεροι από 40.000 μέχρι σήμερα) μπορούν, επίσης, να παραγγείλουν online μια διατριβή σε έντυπη μορφή ή σε CD/DVD, ή να εκδηλώσουν το ενδιαφέρον τους για την ψηφιοποίηση/ανάρτηση του πλήρους κειμένου μιας διατριβής που δεν διατίθεται διαδικτυακά. Επίσης, λειτουργεί το Κέντρο Ηλεκτρονικής Υποστήριξης Χρηστών ΕΑΔΔ (http://helpdesk.didaktorika.gr), που παρέχει τη δυνατότητα για ηλεκτρονική υποβολή και απάντηση αιτημάτων, και πρόσβαση σε Συχνές Ερωτήσεις και Χρήσιμα Αρχεία.